Где взять справку о стоимости жд билета

Автор статьи

Евгения Любимова

Время на чтение: 7 минут

Приобрести проездной документ с 2012 года можно без посещения специализированных железнодорожных касс. Электронная регистрация для путешествия – абсолютный аналог печатного формуляра, однако для возмещения затрат организации требуют дополнительные сведения об израсходованных средствах.

Вопросы в отношении подтверждающих документах и о том, где взять справку о стоимости ЖД билета, возникают у командированных работников и лиц, оплата проезда которых компенсируется субъектами предпринимательства либо страховыми фондами.

Предназначение справки о стоимости ЖД билета

Законодательными актами предусмотрена компенсация проезда для лиц, поездка которых имеет целевое назначение.

Претендовать на возмещение израсходованных денежных средств на приобретение проездных документов вправе:

командированные работники для решения производственных вопросов в иных населенных пунктах в соответствии с направлением работодателя или приглашением принимающей стороны – за счет работодателей (ст.167-168 ТК РФ);
получатели социальных услуг, включая перевозку граждан на лечение и реабилитацию в рамках санаторно-курортной программы в оба конца – за счет средств фонда социального страхования (п.4.2 Порядка, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.12.2004 года № 328);

сотрудники организаций, расположенных на территории Крайнего Севера и приравненных местностях для поездки в отпуск совместно с неработающими членами семьи один раз в два года – за счет средств работодателей (ст.325 ТК РФ) и пенсионеры – при финансировании пенсионного фонда.

Предоставление справки о стоимости РЖД билета – основание для предельного размера компенсационных выплат, ограниченных при железнодорожных перевозках в большинстве случаев тарифом купейных вагонов.

Работодатель вправе предусмотреть во внутренних локальных документах оплату вагонов повышенной комфортабельности для передвижения сотрудников, однако с сумм превышения удерживать НДФЛ и начислять на них обязательные социальные взносы.

Где взять справку о стоимости ЖД билета

Цена ЖД билетов не является фиксированной величиной, а изменяется в зависимости от категории вагона и поезда, дальности поездки и выбора периода, когда брать билет становится экономически целесообразней. Тариф может отличаться вдвое при приобретении проездных документов за 90 дней и в преддверии поездки.

Для выплаты компенсации работодатели или государственные органы требуют справку с указанием:

минимальной стоимости места в вагоне определенной категории в конкретный интервал времени.

цены посадочного купона, оплаченного пассажиром.

В 2023 году упрощена процедура компенсации расходов пенсионерам северных регионов. Благодаря заключению соглашения о межведомственном взаимодействии между ПФР и ОАО «РЖД» при перевозках неработающих пенсионеров в поездах дальнего следования предъявление справки с ЖД вокзала о стоимости билета для возмещения затрат не нужно.

Ранее пенсионный фонд компенсировал стоимость проезда раз в два года плацкартного вагона пассажирского поезда. Исключительно при отсутствии данного состава в указанную дату пенсионер мог претендовать на компенсацию проезда в скором или фирменном поезде, что требовало предоставления справки. Теперь система самостоятельно выбирает минимальную стоимость для компенсации.

С 01.01.2016 года справка о стоимости билета выдается бесплатно инвалидам и сопровождающим их в поездке лицам. Для остальных граждан документ выдается за 150 рублей единой справочно-информационной службой РЖД, куда можно обратиться помимо личного визита в телефонном режиме по номеру: 8(800)775-00-00. Для получения справки необходимо предъявить паспорт или документ-аналог, удостоверяющий личность.

Звонок со стационарных телефонов бесплатный, а мобильная связь оплачивается по стандартным тарифам оператора.

Алгоритм покупки ЖД билетов онлайн

Приобретение железнодорожных билетов не нуждается в необходимости посещения касс. Узнавать всю информацию о расписании поездов, наличии свободных мест и времени в пути можно не выходя из дома. Продажа электронных билетов заканчивается за четверть часа до отправления поезда, а для резервирования и оформления нужно только удостоверение личности пассажира.

Для оплаты билета предоставляется 15 минут с момента размещения заказа, после чего на мобильный телефон приходит СМС с 14-значным кодом и письмо на электронную почту с посадочным купоном и продублированным кодом.

Далее пассажир может:

пройти электронную регистрацию с возможностью отмены не позднее, чем за один час до фиксированного времени отправления железнодорожного состава с конечной станции.

распечатать билет в терминале регистрации либо в кассах вокзала с момента покупки до отправления поезда.

При выборе печатного экземпляра с распечаткой в кассах ЖД вокзала нужно изучить график работы, чтобы не попасть в перерыв или нерабочее время, а при выборе электронного документа учесть право проводников потребовать посадочный купон.

Порядок возврата ЖД билетов онлайн

Наряду с приобретением в онлайн-режиме можно произвести возврат купленных билетов при одновременном выполнении условий:

оплата произведена банковской картой;
бумажный формуляр не распечатан;
соблюдено время, указанное в посадочном купоне для возврата после прохождения электронной регистрации до момента отправления поезда с конечной станции.

Электронные билеты не подлежат обмену и переоформлению, а для получения нового билета необходимо сначала сдать старый формуляр и завершить расчетную операцию.

При приобретении в железнодорожных кассах произвести возврат онлайн нельзя. После отправления поезда вернуть проездной документ можно исключительно в возвратной кассе на станции запланированной посадки.

Для возврата электронного билета гражданину необходимо составить заявление в произвольной форме с указанием номера заказа, ФИО пассажира и номера телефона, указанного при покупке. Денежные средства будут возвращены на банковскую карту, участвующую в расчетах.

Механизм получения документов для отчетности

Для подтверждения цели поездки и получения компенсации командированный работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет. Для утверждения указанной суммы необходимы соответствующие первичные документы, содержащие информацию о стоимости проезда. Ряд хозяйствующих субъектов заключают договор с определенным сервисом и приобретают билеты для служебных поездок с корпоративных счетов.

Сервис Туту.ру позволяет объединить персональный и производственный аккаунт и переключаться при формировании пакета документации для личных и служебных поездок. После приобретения билетов можно в любой момент скачать полный документальный перечень для авансового отчета, авторизовавшись в личном кабинете и перейдя на любой заказ по соответствующим ссылкам.

Для получения оригиналов документов с печатями следует заполнить специальную форму о пассажирах и стоимости. Готовые приложения, необходимые для отчета по командировке, будут отправлены по указанному электронному адресу на протяжении пяти банковских дней с момента получения запроса.

Виды документов, требуемые для утверждения авансового отчета по служебной командировке и компенсации расходов источниками финансирования ряда работодателей:

электронный билет, распечатанный на принтере, в терминале самообслуживания или в кассе железнодорожного вокзала;

квитанцию РЖД о возврате, если поездка в указанную дату не состоялась;

акт об оказании услуг при составлении документа на гражданина и счет-фактура, содержащий выделенную сумму налога для получения налогового вычета при оформлении на юридическое лицо со статусом плательщика НДС.

кассовый чек по номеру заказа при оплате банковской картой, так как получить чек на электронный билет РЖД можно после перечисления денежных средств на покупку проездного документа;

Дополнительно могут быть возмещены оплата залов ожидания, багажные квитанции и иные сервисные услуги. Расходы на питание можно компенсировать работнику по решению руководителя в качестве дополнительного блага с соответствующим удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов, поскольку данные затраты являются составляющими элементами суточных.

Необходимые для подтверждения расходов документы

Вопрос о необходимости кассовых чеков для подтверждения командировочных расходов не теряет актуальности для субъектов предпринимательства.

Согласно позиции финансового ведомства:

затраты на проезд командированного работника могут отражаться в составе прочих расходов при формировании объекта налогообложения по налогу на прибыль при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (п.1 ст.252 НК РФ).

В отношении проездных документов чиновники отметили, что документальный перечень связанных с подтверждением проезда расходов определяется локальным нормативным актом, утвержденным руководителем (письмо Минфина РФ от 14.04.2014 года № 03-03-07/16777).

Выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте – достаточное основание для включения в состав затрат при отражении в электронном билете:

итоговой стоимости проезда с расшифровкой в части тарифа, комиссионных и страховых сборов и налогов;
даты оформления заказа, информации о перевозчике;

данных, позволяющих идентифицировать работника;
класса обслуживания и признака купе;
даты поездки, времени отправления и прибытия.

Распечатанный на принтере контрольный купон электронного билета относится к бланкам строгой отчетности, подтверждающим расходы на проезд железнодорожным транспортом (п.2 приказа Минтранса РФ от 21.08.2012 года № 322).

Выписка из АСУ может содержать дополнительную информацию, включенную по усмотрению перевозчика в отношении условий перевозки или обслуживания пассажиров. Расчеты не требуют использования контрольно-кассовой техники.

Способы получения и восстановления чеков

С 01.07.2019 при приобретении билетов в железнодорожных кассах выдают чек. При регистрации в электронной форме для подтверждения расходов в отношении авиабилетов достаточно предоставления посадочного талона.

Согласно неизменной позиции ведомства финансов, что позволяет провести параллель с контрольными купонами – железнодорожными документами (письмо Минфина РФ от 25.06.2021 года № 03-03-07/50225). Чек об оплате приходит отдельным письмом на электронную почту.

Как найти кассовый чек РЖД по номеру билета? Пассажир может получить сведения:

на основании распечатанного купона, содержащего номер заказа;
на сайте оператора фискальных данных по указанным реквизитам;

посредством сканирования QR-кода через приложение налогового органа.

При утере платежного документа необходимо запросить у кассира справку из архива, подтверждающую сумму внесенных средств и факт оплаты, так как восстановление кассового чека РЖД по билету законодательными актами не предусмотрено.

Если работодатель относится к категории осторожных налогоплательщиков – справка будет являться абсолютным аналогом утерянного документа, в то время как смелым налогоплательщикам для возмещения расходов будет достаточно распечатанного электронного билета.